Tips voor het opzetten van je eigen administratie

 

Veel startende ondernemers weten niet waar ze moeten beginnen als het gaat om hun eigen administratie. Ze zijn bang om te verdrinken in de terreur van bonnetjes. Toch is het allemaal niet zo moeilijk als het lijkt, zeker niet als administratiekantoor inhuurt om je te helpen!

Mocht je wel of geen hulp inschakelen. Hierbij de zes verschillende categorieën (zowel voor online of ouderwetse offline boekhouding) waarin je je administratie kan verdelen:

– Contactmomenten met de Belastingdienst. Als je speciale afspraken hebt gemaakt met de Belastingdienst is dat belangrijk om dat zwart op wit te hebben. Bij beide partijen kan een foutje zo gemaakt zijn. Wees dan altijd de slimme partij die snel de afspraken tevoorschijn kan halen. Dit heeft bijvoorbeeld te maken met het later betalen van een bepaald bedrag of een langere termijn voor versturen van een btw-aangifte.

– Facturen die betaald moeten worden. Deze categorie gaat alleen over facturen die jij moet betalen of al hebt betaald.

– Facturen die aan jou betaald moeten worden. Facturen die je uitstuurt voor geleverde producten of diensten. Wees hierin zo specifiek mogelijk. Een jaar later kan je dan ook precies zien hoe je op een bepaalde prijs bent gekomen.

– De welgevreesde bonnetjes. Bewaar alle bonnetjes. Lunch met klanten? Bewaren! Parkeerboete tijdens een meeting? Bewaren! Bewaar zo veel mogelijk, een belastingadviseur kan je aan het einde van het jaar helpen om de excessen eruit te vissen. Liever te veel bonnetjes dan te weinig.

– Je wekelijkse bankafschriften. Met geld wat in- en uitstroomt kan je soms door de bomen het bos niet meer zien. Het is voor de eigen boekhouding handig om wekelijks de bankafschriften door te gaan. Daarnaast ben je wettelijk verplicht om je bankafschriften te kunnen tonen tot een max aantal jaar terug. Veel banken bewaren maar een korte tijd je bankafschriften, waardoor je deze na verloop van tijd kwijt kan zijn. Dit zou kunnen zorgen voor problemen, dus voorkom dit scenario.

– Fiscale gegevens. Je inschrijving van de KvK, btw-aangiftes, jaarverslagen etc. Alles wat je hebt en wat je jaarlijks aanvult hoort in een mooi overzichtelijk mapje.

– Contracten. Hieronder vallen contracten met werknemers, contracten met leveranciers, contracten met opdrachtgevers en alle mogelijke contracten die je afsluit in een jaar tijd. Bundel deze contracten en houd ze veilig. Mochten er nare situaties voorvallen dan kan je altijd terugpakken op de afspraken die zijn gemaakt in een contract.

Hopelijk heeft dit geholpen om je meer wegwijs te maken in het opzetten van je administratie. Heel veel succes!